1.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;
(2)参谋作用;
(3)补缺作用;
(4)增进关系作用;
(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;
(6)适时。考虑时机;
(7)适地。看场合;
(8)适度。要注意掌握分寸。
2.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?
(1)“立卷特征”:文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,
(2)按问题特征立卷;
(3)按作者特征立卷;
(4)按文种特征立卷;
(5)按时间特征立卷;
(6)按地区特征立卷;
(7)按通讯者特征立卷;
(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
3.来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?
(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。
(3)认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。
(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。
(5)认真处理。处理信伺:应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。
1.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;
(2)参谋作用;
(3)补缺作用;
(4)增进关系作用;
(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;
(6)适时。考虑时机;
(7)适地。看场合;
(8)适度。要注意掌握分寸。
2.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?
(1)“立卷特征”:文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,
(2)按问题特征立卷;
(3)按作者特征立卷;
(4)按文种特征立卷;
(5)按时间特征立卷;
(6)按地区特征立卷;
(7)按通讯者特征立卷;
(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
3.来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?
(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。
(3)认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。
(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。
(5)认真处理。处理信伺:应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。
8.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?
(1)清楚地知道在所说的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点;
(2)说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机;
(3)偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等;
(4)要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说服;
(5)主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等;
(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用另对方反感的言词;
(7)让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣(让对方认同自己);
(8)不可伤害对方的自尊心。
9.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
(1)受意是文员接受和领会上司意图。
(2)一种是直接受意,另一种是间接受意。
(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到:备好记录本,记录下指示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
10.公文的完全格式包括哪几项?
(1)版头、发文字号、印刷顺序号。
(2)密级、紧急程度。
(3)签发人姓名。
(4)公文标题。
(5)主送机关。
(6)正文、附件。
(7)发文机关、成文日期、机关印章。
(8)注释、阅读(发送)范围。
(9)主题词。
(10)抄送单位、印发说明。
11.单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?
单位印章主要:单位印章、套印章;钢印、领导人签名章、其他印章;
(3)刻制公章有两种情况;一种是由上级主管机关刻制颁发;
(4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;
(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;
(6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;
(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;
(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;
(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
12.国务院规定的行政公文共有几类几种?
命令(令);决定;公告;通告;通知;通报;议案;报告;请示;批复;意见;函;会议纪要。
13.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。
(1)拟稿;
(2)核稿;是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
(3)签发;是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。
(4)编号;已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。
(5)缮印;对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。
(6)校对;指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
(7)用印;是指在完成的文件上加盖机关印章。
(8)登记;
(9)分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。
14.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间地点时要注意什么?
(1)要获得上司的许可;
(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再怛大会给对方的文秘人员以确认;
(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、餐会等)、所需要的时间等等;
(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。
(5)周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;
(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;
(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;
(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
15、什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
文员的挡驾方法是指:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。
主要的挡驾法有:
(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。
(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。
(3)会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动,文员要替上司委婉地谢绝。
16.文员处于社交场合时,引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?
合适的话题:
(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。
(2)一般人喜闻乐见的话题。
(3)显示地方或民族色彩的话题。
(4)比较高雅的话题,如中外名著、展览会等。
(5)积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话。
不合适的话题:
(1)应当忌讳的话题。
(2)令人不快的话题。过于敏感的话题。
(3)自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。
(4)庸俗的色情的话题。
(5)不宜谈论的保密的话题。
17.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的?
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基
础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指异工作的作用。
可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事
项,或要求与会单位共同遵守、执行。
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。
(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。
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