第三章企业文件的形成与归档
名或简：企业文件：在企业生产建设、经营管理等各项活动中，按一定的程序和要求形成的原始记录。企业文件也是一个综合性的概念，它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录，不是某一类企业文件的专指称谓。
选：企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。
第一节企业文件的形成
简：企业创立时期文件的形成
企业的创立，就是通过法定的程序，组成一个具有独立主体地位的经济实体，并在该实体内部根据特定的需要，设置一整套组织管理系统，使其按既定的目标运行；一般而言，企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。
在企业创立时期主要形成的文件有：
1、创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。
2、企业章程及有关部门的批准文件。
3、企业基本建设活动中形成的文件。
4、注册申请报告、企业资信证明、营业执照。
5、人事材料。
6、财务和会计文件，主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件，如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。
7、企业成立文件。
8、商标注册文件。
9、其他一些原始材料。
简：企业调整阶段形成的文件
1.企业合并、分立时期形成的文件
合并是指两个或两个以上的企业，依照法律规定、行政命令或合同的约定，经过一定的法律程序，变为一个企业法人的行为。
一般的合并程序及其产生的文件包括：
1）调查论证
2）报批审查
3）清产核资
4）通知及公告
5）法律公证
6）工商变更登记
企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策，经过一定的法律程序，分解为两上或两个以上的企业法人的行为。
2、企业整顿时期形成的文件
整顿是指企业因经营管理不善造成亏损，不能清偿到期债务时，为维持社会经济秩序，恢复企业生计，调整企业债务，改善企业经营管理的秩序，恢复正常的企业行为而采取的具体措施。
整顿中形成的文件有：
1）申请整顿
2）整顿方案
3）形成审议书
4）法院的裁定材料
5）整顿方案的实施文件
6）终止整顿程序的文件
简：企业破产文件的形成？
破产是指企业债务人不能清偿到期债务时，为保护多数债权人的利益，处理债务人而进行的一种诉讼程序。
破产过程中形成的文件有：
1、向债务人所在地法院提出破产申请
2、债权人向法院申报债权期满后，陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料；这一阶段形成的主要文件有：债权记录和证明材料、和解协议（未申请整顿的企业不产生该文件）、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。
3、法院宣告破产的发布公告
4、法院指定组成清算组，进行破产清算
5、企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。
第二节企业文件形成工作的管理
简：企业文件形成的特点？
1、与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点，实行“4同步”的管理措施。
2、来源分散，种类、类型呈多样化趋势发展
3、不同种类的企业文件形成规律不同
4、标准化程度日益提高
简：4同步：
企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步，检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步，鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统，是否符合归档要求同步；上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。
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