办公自动化原理及应用笔记第六章

  第六章文档一体化系统
　　
　　（一）文档一体化－办公自动化系统中进行信息控制和管理的主要形式
　　
　　1、识记：（1）公文与档案的关系；
　　
　　公文种类拓展（一般公文、常用公文、专业公文、电子邮件）、公文载体上的扩展
　　
　　档案－过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
　　
　　①档案来源于文件。一般来说，档案是在文件使用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形成的。
　　
　　②公文是档案的前身。公文是为处理事务而制作的，当事务处理完毕时有关该事务的一系列公文的内容也就自然地成为该事务过程和结果的原始记录，经过选择后保存下来便转化为档案。
　　
　　③公文的主要作用是在完成和处理事物中发挥规划、指导、修正等现行效用，具有明显的时效性。档案的主要作用便是在研究、稽核该事务时发挥凭证和查考作用，在研究该事务的发展及其与其他社会活动的关系中发挥参考作用，具有明显的回溯性。
　　
　　（2）文化生命周期理论－研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。
　　
　　生命周期划分为四个阶段－制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。
　　
　　（3）文档一体化的作用
　　
　　①使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；②文档超前控制；③提高信息检索效率；
　　
　　④科学决策的需要；⑤提高行政效率；⑥有利于人、财、物的合理利用
　　
　　2、领会：（1）文档一体化的含义－从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。
　　
　　（2）实行文档一体化的条件：
　　
　　①理顺管理体制，完善组织机构；②进行标准化建设；③改变陈旧观念，培养与一体化相适应的人才；
　　
　　（3）文档一体化模式①机关内部文件、档案管理一体化；②机关之间从机构和职能上进行一体化；③建立有人、财、物和管理自主权的文件中心
　　
　　（二）文档一体化计算机系统的组成
　　
　　1、领会：文档一体化系统维护的主要内容－一般项目维护、主题词维护、分类维护、代码维护、数据维护
　　
　　系统维护－在系统运行过程中，为使其能正常运转而进行的保养、维修及改善工作。
　　
　　一般项目维护－文件类型、档案类型、著录项目设置、用户管理
　　
　　主题词标引－公文和档案在加工存储检索过程中，将其内容主题的自然语言转换成规范化主题词法语言过程
　　
　　主题词维护－词表建立和词表管理
　　
　　分类维护－把的档案按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。
　　
　　中国档案分类法－规范化了的档案分类语言，进行档案分类标引的依据和工具
　　
　　档案分类表的类目是一种标志，代表一组具有共同属性的档案。
　　
　　从属关系－通过设置下位类实现，并列关系－同位类关系
　　
　　代码是系统为常用录入项提供的简短符号，使用代码有助于减少录入量，提高系统效率
　　
　　数据维护－数据备份、数据恢复、整理数据（重建数据库索引文件，将逻辑删除数据物理删除，删除临时文件）
　　
　　2、应用：文档一体化系统的组成（公文子系统；归卷子系统；档案管理子系统）。
　　
　　文档一体化计算机系统是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。
　　
　　公文子系统记录了文书处理过程中文件信息的流动和处理状况
　　
　　归卷子系统进行公文信息向档案信息的转化过程。
　　
　　作用：①它是公文子系统和档案管理子系统的衔接部分，控制着公文数据向档案数据的转化过程。转化的条件可由该子系统自动控制。
　　
　　②如果公文数据格式标准与档案数据格式标准需要统一，那么在进行归卷的同时，还应进行数据格式和标准的转化工作，这就为档案数据与公文数据相互交换、数据共享扫除了障碍。
　　
　　③在归卷子系统中进行的案卷定义和归卷工作为档案管理子系统提供了操作对象和数据内容。
　　
　　逻辑组卷的主要方式有自动组卷和手工组卷。
　　
　　自动组卷：系统提示用户输入组卷条件－计算机自动将符合条件的文件增添到卷内
　　
　　手工组卷－手户直接在计算机屏幕上通过键盘或鼠标进行文件的移动，手工将文件添入案卷内
　　
　　逻辑组卷向实体组卷转化情况：①逻辑组卷的结果直接作为实体组卷的依据；②借助逻辑组卷简化立卷工作，实体组卷并不与逻辑组卷结果完全吻合；③不进行传统意义上的立卷，按流水号归卷，依照逻辑组卷查询。
　　
　　档案管理子系统负责档案信息的管理活动－档案检索、档案借阅、档案统计、档案编研
　　
　　档案检索－案卷检索（按主题词检索、按档号查询、按年度查询、按案卷题名查询）、文件检索
　　
　　档案借阅－档案借阅、档案归还
　　
　　（三）文档一体化系统的实现－系统工程理论（运用系统思想和系统方法指导工程实践活动）指导下进行。
　　
　　1、识记：文档一体化系统需求分析－在对传统文档工作操作流程、工作环境、人员状况等进行分析的基础上，明确计算机文档一体化系统开发的目标、系统应具有的功能，并写出书面的系统需求说明书。
　　
　　需求分析内容
　　
　　①重点解决好在文书、档案独立管理体制下由于脱节严重造成的问题②文档材料的基本情况③管理质量要求
　　
　　2、应用：系统设计是根据在系统分析阶段商定的系统逻辑功能，结合实际条件，具体设计系统实施方案
　　
　　结构化设计方法－将整个系统按不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相对独立的部分－模块
　　
　　（1）归档子系统的设计；P182、189（2）档案管理子系统设计；P184、190（3）档案数据库结构设计P187

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